Op donderdag 10 december jl. organiseerde Canon het online evenement Kijk op Onderwijs | De campus van de toekomst. Paraginner Jeroen Bakker was hierbij aanwezig als spreker. 

In de sessie waarbij Jeroen aanwezig was, werd gesproken over een hybride toetsproces met behulp van Print en Scan. Wist je dat het met RemindoToets óók mogelijk is om toetsen op papier af te nemen?

Het maken van vragen en toetsen en het inplannen van een toetsmoment gebeurt altijd digitaal binnen RemindoToets. Vervolgens kan er gekozen worden of de toets geheel of gedeeltelijk online afgenomen moet worden of op papier. Met Print & Scan in RemindoToets maak je met één druk op de knop een papieren toets, waarna de vragenbladen, antwoordenbladen en correctiemodel uitgeprint kunnen worden. Na het maken van de toets kunnen de antwoordbladen met iedere scanner worden ingescand, waarna het nakijkproces weer digitaal plaatsvindt.

In de sessie Volledig digitaal toetsen, of toch een hybride toetsproces? lieten Peter Sampers (Canon) en Jeroen Bakker (Paragin) zien hoe een Print en Scan proces er uit kan zien, met gebruik van RemindoToets en ondersteuning van Canon bij o.a. het printen en scannen.
Je kunt deze sessie hier terug kijken.

Tijdens het Canon congres, was er tevens een sessie met Dr. Herman Kok, Ondernemer en wetenschapper: Facilitair in onderwijs anno 2032. Deze sessie kun je hier terugkijken.
Voor de sessie Maak de stap naar de public cloud voor printen en scannen door Peter Sampers (Canon), klik je hier.

Wil je gewoon de opname van het hele congres bekijken? Dat kan ook!

De coronacrisis belemmert ons om samen te komen, maar het werken en studeren gaat door. Komende tijd zullen we daarom nog veel bezig zijn met online samenwerken. Maar hoe kan je er als onderwijsaanbieder voor zorgen dat deze online samenwerking goed verloopt? De blog van de studie Onderwijswetenschappen (Universiteit Utrecht) heeft een aantal tips die er voor kunnen zorgen om samenwerkend leren voor studenten zo goed mogelijk te laten verlopen.

Groepsopdrachten

Bij het samenwerken hoort vaak een opdracht die studenten gezamenlijk moeten uitvoeren. Bij het opzetten van deze opdrachten moeten docenten met een aantal dingen rekening houden. Zo moet een groepsopdracht een zekere mate van complexiteit bevatten. Het moet wel nut hebben voor studenten om samen te werken aan een opdracht, want als deze te eenvoudig is, is er geen voordeel aan het samenwerken.

Het verdelen van taken en spreiden van inspanning zijn de belangrijkste elementen bij het werken in een groep. Er zijn ook onderdelen die je niet tegen komt wanneer je alleen zou werken. Denk bijvoorbeeld aan het op de hoogte blijven van elkaars werkzaamheden. Een goede groepsopdracht zorgt voor een zekere mate van afhankelijkheid van groepsgenoten, omdat je elkaar dan nodig hebt om de opdracht tot een goed einde te brengen.

Ondersteuning

Niet alleen het opzetten van een opdracht, maar ook de ondersteuning ervan is een essentieel onderdeel. Dit kan op verschillende manieren gedaan worden, waaronder:

• Communicatiemogelijkheden verzorgen. Denk hierbij aan Zoom, Teams, Skype en andere middelen waarmee studenten kunnen overleggen.
• Peerfeedback en -assessment. Groepsleden kunnen elkaar een beoordeling geven op het werk wat ze hebben gedaan, maar ook op hoe ze bijvoorbeeld de samenwerking ervaren. Studenten weten waarin hun medestudenten sterk zijn en wat de verbeterpunten zijn.
• Ondersteuning van sociale interactie. Docenten kunnen studenten helpen door instructie en ondersteuning te geven over hoe zij met medestudenten moeten communiceren en samenwerken.

Dit laatste punt wordt in het blog ondersteund met een “matrix voor groepssamenwerking”, die hier te bekijken is. In de matrix staat een overzicht van verschillende onderdelen van samenwerking.

Samenwerking

Het is niet altijd makkelijk om een samenwerking soepel te laten verlopen, vanwege eventuele meningsverschillen en andere complicaties. De eerder genoemde matrix kan daarbij helpen. Deze bevat vier aandachtspunten en vier acties die betrekking hebben op het samenwerken. Bij elke combinatie van rij en kolom is een aantal vragen gezet die studenten elkaar kunnen stellen om de samenwerking te bevorderen.

Aandacht hebben voor dit onderdeel is belangrijk, maar wordt vaak achtergesteld omdat studenten gericht zijn op de opdracht zelf. Meer rekening houden met het onderhouden van de samenwerking is daarom sterk aan te raden.

Bron: http://onderwijskunde.blogspot.com/2020/04/online-samenwerkend-leren.html

Het ontwerpen van een les is geen gemakkelijke taak, zeker in deze tijd waar het onderwijs vaak online wordt opgezet. Het online aanbieden van informatie en onderwijs gaat daarnaast hand in hand met de inzet van verschillende soorten multimedia, zoals video’s. In die multimedia kan een personage of figuurtje gebruikt worden om het (online) leren te ondersteunen. Dit kan als vervanger dienen voor een docent die voor de studenten staat. Zo’n personage wordt ook wel een pedagogical agent (PA) genoemd.

Gebaren

De PA gebruikt gebaren om de informatie die via audio en/of video wordt gepresenteerd te koppelen aan andere onderdelen. Dit moet er toe leiden dat studenten door krijgen welke elementen van een presentatie belangrijk zijn en welke relaties onthouden moeten worden. Dit moet uiteindelijk leiden tot het verbeteren van prestaties.

Een PA moet aan een aantal eisen voldoen. Zo moet het niet te abstract zijn, want het is de bedoeling dat het als vervanger dient voor een ‘echte’ docent. Bepaalde elementen als gezichtsuitdrukkingen en bewegingen zijn nodig voor een goede werking, anders is het meer een afleiding dan een ondersteuning.

Onderzoek

In een recent onderzoek is gekeken naar de kennis die door studenten is opgenomen, bij vier condities.
Elke conditie had dezelfde PA, maar deze voerde bij elke conditie verschillende acties uit.
Bij conditie 1 werden er specifieke onderdelen van de instructie aangewezen, bijvoorbeeld een specifiek onderdeel van een diagram in de instructie. Conditie 2 bevatte algemene bewegingen in de richting van de instructie, maar niet zo specifiek als bij conditie 1. In conditie 3 bewoog de PA wel met de armen, echter niet in de richting van de betreffende informatie. Conditie 4 bevatte helemaal geen bewegingen.

De studenten namen meer kennis op van de instructie, wanneer de PA specifieke aanwijzingen gaf op het scherm. Ze hadden ook meer aandacht voor de les, wat werd gemeten door de oogbewegingen te analyseren. Bij het maken van een online les kan het daarom goed zijn om een pedagogical agent mee te nemen in het ontwerp. Deze helpt studenten om de aandacht erbij te houden en beter gericht te worden tijdens de online lessen.

Bron: Li, W., Wang, F., Mayer, R. E., & Liu, H. (2019). Getting the point: Which kinds of gestures by pedagogical agents improve multimedia learning? Journal of Educational Psychology, 111(8), 1382–1395.

Zuyd Hogeschool is een ambitieuze hogeschool met drie kernactiviteiten: onderwijs voor studenten, onderzoek voor bedrijven en instellingen en trainingen en opleidingen voor professionals. We spreken Roger Henssen (adviseur/kwaliteitscoördinator bij Zuyd Professional).

Even voorstellen…

Mijn naam is Roger Henssen, ik ben werkzaam als adviseur/kwaliteitscoördinator voor Zuyd Professional, een onderdeel van Zuyd Hogeschool. Ik hou mij bezig met de inrichting van omgevingen en ik ben veel in contact met Paragin om te overleggen of vragen en wensen door te geven. Ik ben als het ware de ‘superbeheerder’ binnen Zuyd Hogeschool.

Zuyd Hogeschool gebruikt MijnPortfolio al een aantal jaar middels een groot aantal omgevingen voor verschillende opleidingen, die eigen indelingen hebben. Daarnaast gebruiken wij RemindoToets voor het online toetsen. Onze medewerkers vinden de software van Paragin intuïtief en makkelijk te gebruiken.

Met welke vraag is Zuyd Hogeschool bij Paragin terecht gekomen?

In de eerste plaats was de vraag gericht op MijnPortfolio, dat we wilden inzetten voor het project “Aanpak Jeugdwerkeloosheid Zuid Limburg”. Wij gebruiken op dit moment MijnPortfolio voor het opleiden van studenten en professionals. Ook wordt het ingezet als HR instrument bij een aantal externe organisaties. Later hadden wij een specifieke wens voor een content managementsysteem (CMS) en een webshop. Paragin heeft ons destijds geholpen door een CMS te realiseren binnen MijnPortfolio, waarmee we vanuit MijnPortfolio alle cursus- en opleidingsinformatie op onze externe website helemaal kunnen beheren. De webshop is tot stand gekomen, omdat wij af wilden van contante geldstromen binnen Zuyd Hogeschool. Opleidingen zoals bijvoorbeeld fysiotherapie en verpleegkunde deden dit voor dingen als verkoop van verbandsets of excursies. Daarnaast gebruiken we de webshop voor het aanmelden en betalen van de cursussen en trainingen die door professionals worden afgenomen. Door de betalingen zo veel mogelijk online in te regelen is het een stuk veiliger en overzichtelijker. De aanbieder van een product (een academie of dienst) heeft daarbij de keuze tussen het online afrekenen of het verzenden van een factuur.

De API in de Zuydshop, zoals onze webshop heet, is daarbij gekoppeld aan ons interne CRM-systeem. De producten die verkocht worden komen zo in het overzicht te staan bij het Klant InformatieCentrum (KIC). Als een klant informatie wil opvragen over een aankoop, kan het KIC er dus ook bij. Verder zijn wij koppelingen aan het leggen met een aantal studieplatforms in Nederland. Wij willen ons aanbod rechtstreeks aan grote werkgevers kunnen tonen die gebruik maken van die platforms. Met de software van Paragin kunnen wij al die gewenste koppelingen maken.

Net als Paragin is Zuyd Hogeschool een organisatie die sterk gericht is op persoonlijke aandacht.

Zuyd Hogeschool beheert veel verschillende omgevingen. Hoe gaat dit precies in zijn werk?

Een klant bepaalt natuurlijk eerst zelf wat zij willen, maar wij proberen altijd de vraag achter de vraag duidelijk krijgen. Waarom willen zij bijvoorbeeld een portfolio systeem gaan gebruiken? Je ziet om die reden dat elke omgeving die wij beheren net wat verschillend is ingericht. Bij Zuyd Hogeschool zelf hadden wij eerst het idee om één omgeving in te richten voor alle opleidingen samen. We kwamen er al snel achter dat de wensen per opleiding zodanig verschillen dat op dit moment elke opleiding een eigen omgeving heeft. Dit is het fijne van MijnPortfolio; het is goed in te richten voor al die uiteenlopende eisen.

Bij het inzetten van een nieuwe portfolio-omgeving laten wij de beheerders, assessors, coaches en andere rollen eerst testen voordat de studenten er bij kunnen. Zo zijn we er zeker van dat elke medewerker het systeem kan proberen, waardoor ze weten hoe het werkt. We kunnen zo ook gemakkelijk alle onderdelen klaarzetten en testen.

En hoe gaan jullie om met vragen van een klant of medewerker?

Wanneer wij van een klant horen dat zij aanpassingen willen, kijken we eerst of wij dat zelf kunnen. Als dat niet kan, geven wij dit door aan Paragin. Dit wordt dan opgepakt of ingepland om in toekomst meegenomen te kunnen worden. Normaal gesproken gaat dit snel, daar zijn wij tevreden over. Onze klanten zijn over het algemeen ook erg tevreden en hebben weinig op te merken als wij de omgevingen eenmaal voor hen ingericht hebben.

Voor medewerkers geldt hetzelfde. Er zijn zo nu en dan vragen over bijvoorbeeld een wachtwoord instellen of bepaalde instellingen vinden, maar dat zijn zaken die wij zelf prima kunnen oplossen.

Wat zijn jouw ervaringen van de samenwerking met Paragin?

Ik ben zelf vanaf het begin al erg gecharmeerd van zowel de software als de beloftes van Paragin. Jullie hebben vanaf het begin gesteld dat jullie met Zuyd mee zouden groeien en dat is zeker gelukt. Het persoonlijke contact werkt erg goed en het toont de betrokkenheid vanuit Paragin, ik heb er niks negatief over op te merken!

Noordhoff levert complete leermiddelen en leeroplossingen voor de basisschool, het voortgezet onderwijs, het middelbaar beroepsonderwijs en de lerende professional. Hans Terpstra vertelt over de samenwerking met Paragin.

Even voorstellen!

Hans: Mijn functietitel bij Noordhoff is ‘Product Manager’. Ik houd mij bezig met het aanbieden van onze content in een digitale omgeving, ik ben daarom veel in contact met Paragin.

Wij zetten RemindoToets al een aantal jaar veel in bij het hoger onderwijs, voortgezet onderwijs en mbo’s. We maken een onderscheid tussen oefentoetsen en toetsen die ingepland worden. De oefentoetsen worden gebruikt als ondersteuning bij lessen, de geplande toetsen zijn echt voor summatieve evaluatie bedoeld. In de professionele markt zijn wij onder andere bij de zorg betrokken, waar wij ook (oefen)toetsen aanbieden.

Hoe is Noordhoff met Paragin in contact gekomen?

Hans: Digitaal leren liep bij ons goed, wij hadden daar een eigen platform voor ontwikkeld. We wilden daarnaast ook toetsen gaan aanbieden, maar dit was voor ons zelf te ingewikkeld om te bouwen. Voornamelijk vanwege de statistieken die daarbij komen kijken en het opzetten van functionaliteiten als toetsmatrijzen zou dit erg complex worden. Vandaar dat Noordhoff op zoek ging naar een externe oplossing.

Het was van groot belang dat het nieuwe systeem stabiel zou zijn. Als een digitale leermethode tijdelijk niet werkt is dat een minder groot probleem dan wanneer een toetssysteem wegvalt. In eerste instantie hadden wij een ander systeem ingevoerd, voor RemindoToets. Hier miste echter de stabiliteit die wij zochten.

Vervolgens zijn er een aantal partijen uitgenodigd waar Paragin er een van was. Er werd een duidelijk verhaal gebracht, met daarbij de mogelijkheid om de bestaande vragenlijsten over te zetten. Dit was een goede service die snel werd uitgevoerd.

Jullie werken inmiddels vier jaar met Paragin samen. Ben je tevreden over de samenwerking?

Hans: Zeker! Als wij zelf met een verzoek bij Paragin komen gaat dit altijd in goed overleg. Omdat Paragin om de paar maanden met een release komt, weten wij wanneer een verzoek in behandeling wordt genomen. Een voorbeeld van zo’n verzoek kwam van docenten die van onze methoden gebruik maken. Wij bieden bij een methode per hoofdstuk een summatieve toets aan, maar soms wilden de docenten een toets die meerdere hoofdstukken bevat. Om de summatieve toetsen wat flexibeler te maken, vroegen de docenten ons of zij zelf toetsen konden gaan samenstellen. Wij hebben aan Paragin gevraagd om een aanpassing te doen, zodat docenten zelf de vragen kunnen kiezen en daar een toets van te maken. Dit bleek erg succesvol te zijn!

Ik ben zelf erg tevreden over onze samenwerking. Ik heb rond gevraagd bij de auteurs, editors en ontwikkelaars die zich daar volledig bij aansluiten. Het platform is veilig en stabiel, en voor ons dus erg betrouwbaar.

Onze producten ondersteunen een leven lang. Van leren en examineren, online oplossingen voor het vastleggen en presenteren van prestaties, loopbaanbegeleiding, permanente educatie tot erkennen en certificeren.

De collega’s van het team Sales & Implementatie vertellen graag over de mogelijkheden die onze platforms bieden. Ze zoeken samen met nieuwe gebruikers naar de best passende oplossing en adviseren en ondersteunen bij de inrichting en het in gebruik nemen hiervan.
Dit kunnen grote projecten zijn die vragen om uitgebreid projectmanagement, tot aan projecten waar vrijwel meteen wordt gestart met gebruik van de software en alleen een introductie of training nodig is.

Wie gebruik maken van onze platforms varieert enorm: van onderwijs (hogescholen en universiteiten, voortgezet-, middelbaar- en praktijkonderwijs), tot uitgeverijen, exameninstellingen, overheid en allerlei bedrijven.

In deze Paragin Update vertelt Frank over het werken bij Paragin en team Sales & Implementatie en onlangs stelde Henri zich voor.

Heb je ervaring met digitaal leren, of juist met toetsen en examineren?
Heb je een onderwijskundige achtergrond, of kennis van onderwijssoftware vanuit een ICT-achtergrond?
Zit je deze Paragin Update te lezen en denk je bij jezelf “Dat lijkt me nu een leuke baan”?

Stuur dan eens een berichtje naar nijenhuis@paragin.nl!

Wanneer een nieuw product of idee wordt bedacht, verspreidt dit zich geleidelijk binnen een groep. Afhankelijk van een aantal factoren kan dit snel gaan, of juist erg langzaam. Ook jouw rol in dit proces kan daarbij van belang zijn, terwijl je dit misschien niet eens door hebt. Weet je eigenlijk wel precies welke rol jij speelt in het verspreiden van een innovatie?

Sociologie professor Everett Rogers publiceerde in 1962 de eerste druk van zijn boek ‘Diffusion of Innovations’, waarin hij een theorie toelicht voor de adoptie en verspreiding van innovaties. Diffusie is daarbij het proces waarmee een innovatie wordt verspreid door het gebruik van (verschillende) communicatiemiddelen.

Zowel individuen als organisaties hebben een essentiële positie bij dit proces. Daarnaast zijn er volgens Rogers een viertal elementen die van grote invloed zijn op het tempo en de schaal waarop de verspreiding plaatsvindt.

• De innovatie zelf is het eerste element. Rogers omschrijft een innovatie als een ‘idee, gewoonte of object wat door een individu of andere groep als nieuw wordt beschouwd’. Een innovatie is daarmee een soort status, die voor elk individu of elke groep verschillend kan zijn.
• Een sociaal systeem, het tweede element, heeft daarmee te maken. Het kan omschreven worden als aan elkaar gerelateerde eenheden die een gedeeld doel hebben. Een organisatie is daar een goed voorbeeld van, omdat daarin vaak gestreefd wordt naar een bepaald doel. Innovaties kunnen helpen om die doelen te behalen.
• Het derde element bevindt zich altijd in een sociaal systeem, namelijk kanalen of middelen voor communicatie. Hiermee kunnen individuen en organisaties elkaar op de hoogte houden. De verspreiding van innovatie zal dan ook via deze kanalen gebeuren, zowel bewust als onbewust.
• Het vierde element is tijd. De snelheid waarmee een innovatie zich verspreid hangt samen met de tijd die het kost om de innovatie door te voeren. Een goed voorbeeld is de vergelijking tussen smartphones en elektrische auto’s. Een elektrische auto heeft voor zowel individuen als de samenleving grote veranderingen tot gevolg, bijvoorbeeld de vereiste aanleg van oplaadpalen. Smartphones hebben daarentegen weinig aanpassing nodig, waardoor het minder tijd kost om deze innovatie te adopteren.

Rogers zag in dat mensen en organisaties niet allemaal tegelijk beginnen met het accepteren van innovaties. Er zijn altijd mensen die risico nemen met het oppakken van een innovatie, met daartegenover degenen die liever vasthouden aan de huidige stand van zaken. Rogers heeft hiervoor vijf verschillende groepen geïdentificeerd in zijn theorie:

1. Vernieuwers (innovators)
2. Vroege oppakker (early adopters)
3. Voorloper (early majority)
4. Achterlopers (late majority)
5. Achterblijvers (laggards)

Er zijn een groot aantal redenen te bedenken waarom mensen en organisaties zich in een bepaalde groep bevinden. Soms is dit door bewuste keuzes, soms omdat er juist geen reden is om een innovatie op te pakken of omdat men zich niet bewust is dat de innovatie bestaat.

Wat echter wel cruciaal kan zijn, is inzien in welke groep jij of je organisatie zich bevindt. Dit kan natuurlijk per innovatie verschillen, maar als je er te laat achter komt dat een innovatie bijvoorbeeld bij concurrenten al lang geleden is opgepakt, kan dit gevolgen hebben. Je bewust zijn van innovaties kan je daarom een voorsprong geven als je vooruitstrevend wil zijn!

Het Nederlands Instituut voor Marketing (NIMA) is de beroepsvereniging voor professionals in marketing, communicatie en sales. Baukje Hilarides, Productmanager Study Members & Exams, vertelt over de samenwerking met Paragin.

Even voorstellen

Baukje: “NIMA is een beroepsvereniging voor professionals in marketing, communicatie en sales: het commerciële domein. Het ondersteunt de persoonlijke en professionele ontwikkeling van marketeers. Wij bieden als onafhankelijke instantie en keurmerk onder meer examens aan. Bij afronding hiervan krijgen deelnemers een Nima-diploma. We zijn geen opleider, maar werken samen met een aantal Education Partners zoals de NCOI. Zij bieden de NIMA Opleidingen aan en wij nemen de NIMA examens af.

In mijn werk onderhoud ik contacten met alle erkende opleiders. Ik verzorg samen met inhoudsdeskundigen uit het bedrijfsleven en de onderwijswereld de inhoud van de NIMA-examens. Alles waarop een kandidaat kan worden getoetst staat beschreven in de NIMA Exameneisen. Ik beheer in dit kader de toets-vragenbanken waarmee onze examens digitaal worden afgenomen. De collega’s die met de examenlogistiek bezig zijn, kennen bijvoorbeeld via dit systeem correctoren toe en verstrekken examens voor afname.”

MijnPortfolio.nl en RemindoToets

Baukje: ”Nima werkt al een aantal jaren samen met Paragin. In 2010 ben ik bij NIMA begonnen. Op dat moment wilden wij onze klanten de mogelijkheid geven om vaker examens te kunnen maken, het liefst via een digitale omgeving. In plaats van vaste momenten in het jaar konden wij via deze weg mensen op hun eigen voorkeursmoment een examen laten maken. Wij zochten een partij die dit voor ons kon leveren.

NIMA wilde het liefst een product wat vanaf het begin gebruiksvriendelijk was. Wij zijn geen grote organisatie die beschikking heeft tot een uitgebreide technische dienst. Om die reden was het kiezen voor een product met veel technische vereisten voor ons geen optie. De producten van Paragin zijn erg gebruiksvriendelijk, wat voor ons de doorslag heeft gegeven.

Wij maken gebruik van MijnPortfolio.nl, wat is ingesteld om te dienen als diplomaregister MyCareer. Dit is voor ons erg waardevol, omdat van elke kandidaat een duidelijk overzicht wordt gecreëerd van de afgeronde opleidingen. Wij gebruiken ook RemindoToets om alle gemaakte vragen in op te slaan. Vanuit verschillende vragenbanken kunnen de examens worden opgesteld. Dit kunnen examens zijn met open vragen op basis van een casus, of meerkeuzevragen. In sommige gevallen worden de gemaakte toetsen ook buiten de RemindoToets-omgeving afgenomen, wat voor een paar van onze klanten een handige functie is!

Wat wij ook erg prettig vinden is de koppeling met andere systemen en het gemak waarmee wij bijvoorbeeld aan ProctorExam kunnen linken. Wij hoeven alleen maar het platform in te vullen en dat wordt dan gelijk gekoppeld. Heel eenvoudig geregeld!”

De samenwerking met Paragin

Baukje: “Paragin heeft hard gewerkt aan een functionaliteit waarbij automatisch een diploma wordt opgesteld. Als een kandidaat de betreffende modules heeft afgerond, kan MyCareer deze aan elkaar koppelen en omzetten tot een digitaal diploma. Wij ervaren de software als erg gebruiksvriendelijk. Aan het begin is het even wennen aan hoe alles werkt, maar het systeem is erg intuïtief, dus dat gaat uiteindelijk vanzelf.

Als het nodig is, dan is de servicedesk van Paragin er om ons te helpen. Hier hebben wij erg goede ervaringen mee, er wordt altijd goed geluisterd en geholpen. Wij zijn erg blij met Paragin, omdat er heel persoonsgericht wordt gewerkt. Het contact is persoonlijk en wij worden snel geholpen. Er wordt duidelijk aangegeven wat er wel en niet mogelijk is, deze heldere communicatie zorgt voor realistische verwachtingen.”

Binnen een organisatie heb je als medewerker contacten of aanspreekpunten. Als je al deze connecties als lijnen op papier zou tekenen, heb je een overzicht van het sociale netwerk. Aan de hand van het sociale netwerk kun je zien hoe informatiestromen verlopen binnen je organisatie. Als je niet tevreden bent met de kennisdeling tussen de medewerkers, zijn er een aantal aandachtspunten om dit aan te pakken.

Het identificeren van deze aandachtspunten valt onder een term die sociale netwerkanalyse is gedoopt. Je brengt het sociale netwerk van een organisatie in kaart, analyseert het verloop van kennis en informatie en vervolgens identificeer je welke connecties aandacht vereisen. Er zijn vier aspecten die de basis vormen voor een goed werkend sociaal netwerk. Deze hangen in sterke mate met elkaar samen.

• Kennis is alle informatie die je als medewerker bezit. Hieronder valt echter ook een belangrijke vraag: weet je wat jouw collega’s weten? Als je deze vraag bevestigend beantwoord, weet je bij welke persoon je moet zijn voor de juiste kennis. Met die informatie kost het je relatief weinig tijd en moeite om bepaalde kennis op te vragen.
• Toegankelijkheid is de mate waarin de aanwezige informatie in het netwerk bereikbaar is voor medewerkers. Het kan zijn dat iemand in je sociale netwerk kennis heeft die je kan gebruiken, maar als deze persoon voor jou niet goed toegankelijk is, heb je daar weinig aan. Dit geldt ook voor zaken als fysieke omgeving, bijvoorbeeld als collega’s op verschillende verdiepingen van een gebouw geplaatst zijn.
• Betrokkenheid heeft te maken met de aandacht die medewerkers aan elkaar besteden. Als je van een collega weet dat die een bepaald probleem heeft en jij hebt kennis die dat kan verhelpen, kun je actief dit probleem oplossen. Door betrokken te zijn geef je aan dat jij open staat voor het delen van kennis en dat je toegankelijk bent voor vragen.
• Veiligheid is belangrijk, omdat collega’s goede relaties moeten opbouwen. Om hulp vragen is niet altijd vanzelfsprekend, omdat je jezelf dan kwetsbaar opstelt. Als collega’s bereid zijn veiligheid te combineren met de drie eerder genoemde aspecten, zorgt dit voor goede onderlinge relaties waarin zij elkaar ondersteunen.

Bij het vaststellen van onderlinge relaties tussen medewerkers kunnen er bepaalde complicaties optreden. Als deze niet worden opgelost, kan dit leiden tot belemmering van het verspreiden van informatie. Hieronder staan zes voorbeelden genoemd die je bij een sociale netwerkanalyse tegen kan komen.

1. Een ‘bottleneck’ houdt in dat er een te kleine overdracht is tussen informatie van twee delen van een netwerk, waardoor communicatie tussen deze twee delen moeizaam verloopt. Denk hierbij aan een persoon die als schakel dient tussen twee grote groepen binnen een organisatie.
2. Het aantal verbindingen in een netwerk moet in juiste mate aanwezig zijn. Indien er te veel of te weinig verbindingen aanwezig zijn, is het mogelijk dat een netwerk niet efficiënt werkt. Met te weinig verbindingen kan het zijn dat personen cruciale informatie missen. Met te veel verbindingen wordt er juist onnodig veel kennis gedeeld, waardoor medewerkers overbeladen worden.
3. De gemiddelde afstand van persoon tot persoon in een netwerk heeft invloed op het verloop van informatie. Korte afstanden zorgen voor een goed verloop, terwijl een lange afstand vertraging en verwarring kan veroorzaken. Elke organisatie moet hier een eigen balans in vinden.
4. Een geïsoleerd persoon valt buiten het netwerk. Dit kan betekenen dat deze persoon cruciale informatie mist, en daardoor achterblijft op de rest.
5. Personen met een hoge mate van expertise worden niet voldoende ingezet. Collega’s missen hierdoor belangrijke informatie die hen kan helpen bij dagelijkse bezigheden. Experts hebben daarom een speciale rol als het gaat om kennisdeling.
6. Het vormen van subgroepen binnen een organisatie is niet per definitie een ongewenst fenomeen, maar het kan voor komen dat een subgroep een conflicterende subcultuur vormt. Als subgroepen weinig met elkaar betrokken zijn, kan dit leiden tot slechte kennisdeling.

Het identificeren en aanpakken van het sociale netwerk kan voordelen hebben als het gaat om het delen van informatie. Ook als er niet direct problemen spelen rond kennisdeling kan het nuttig zijn om als organisatie een overzicht te hebben van welke collega’s contact hebben. Zo heb je inzicht in de informatiestroom en kun je in de gaten houden of medewerkers op de juiste plek staan.

Bron: Cross, R., Parker, A., & Borgatti, S. P. (2014). A bird’s-eye view: Using social network analysis to improve knowledge creation and sharing.