Het Nederlands Instituut voor Marketing (NIMA) is de beroepsvereniging voor professionals in marketing, communicatie en sales. Baukje Hilarides, Productmanager Study Members & Exams, vertelt over de samenwerking met Paragin.

Even voorstellen

Baukje: “NIMA is een beroepsvereniging voor professionals in marketing, communicatie en sales: het commerciële domein. Het ondersteunt de persoonlijke en professionele ontwikkeling van marketeers. Wij bieden als onafhankelijke instantie en keurmerk onder meer examens aan. Bij afronding hiervan krijgen deelnemers een Nima-diploma. We zijn geen opleider, maar werken samen met een aantal Education Partners zoals de NCOI. Zij bieden de NIMA Opleidingen aan en wij nemen de NIMA examens af.

In mijn werk onderhoud ik contacten met alle erkende opleiders. Ik verzorg samen met inhoudsdeskundigen uit het bedrijfsleven en de onderwijswereld de inhoud van de NIMA-examens. Alles waarop een kandidaat kan worden getoetst staat beschreven in de NIMA Exameneisen. Ik beheer in dit kader de toets-vragenbanken waarmee onze examens digitaal worden afgenomen. De collega’s die met de examenlogistiek bezig zijn, kennen bijvoorbeeld via dit systeem correctoren toe en verstrekken examens voor afname.”

MijnPortfolio.nl en RemindoToets

Baukje: ”Nima werkt al een aantal jaren samen met Paragin. In 2010 ben ik bij NIMA begonnen. Op dat moment wilden wij onze klanten de mogelijkheid geven om vaker examens te kunnen maken, het liefst via een digitale omgeving. In plaats van vaste momenten in het jaar konden wij via deze weg mensen op hun eigen voorkeursmoment een examen laten maken. Wij zochten een partij die dit voor ons kon leveren.

NIMA wilde het liefst een product wat vanaf het begin gebruiksvriendelijk was. Wij zijn geen grote organisatie die beschikking heeft tot een uitgebreide technische dienst. Om die reden was het kiezen voor een product met veel technische vereisten voor ons geen optie. De producten van Paragin zijn erg gebruiksvriendelijk, wat voor ons de doorslag heeft gegeven.

Wij maken gebruik van MijnPortfolio.nl, wat is ingesteld om te dienen als diplomaregister MyCareer. Dit is voor ons erg waardevol, omdat van elke kandidaat een duidelijk overzicht wordt gecreëerd van de afgeronde opleidingen. Wij gebruiken ook RemindoToets om alle gemaakte vragen in op te slaan. Vanuit verschillende vragenbanken kunnen de examens worden opgesteld. Dit kunnen examens zijn met open vragen op basis van een casus, of meerkeuzevragen. In sommige gevallen worden de gemaakte toetsen ook buiten de RemindoToets-omgeving afgenomen, wat voor een paar van onze klanten een handige functie is!

Wat wij ook erg prettig vinden is de koppeling met andere systemen en het gemak waarmee wij bijvoorbeeld aan ProctorExam kunnen linken. Wij hoeven alleen maar het platform in te vullen en dat wordt dan gelijk gekoppeld. Heel eenvoudig geregeld!”

De samenwerking met Paragin

Baukje: “Paragin heeft hard gewerkt aan een functionaliteit waarbij automatisch een diploma wordt opgesteld. Als een kandidaat de betreffende modules heeft afgerond, kan MyCareer deze aan elkaar koppelen en omzetten tot een digitaal diploma. Wij ervaren de software als erg gebruiksvriendelijk. Aan het begin is het even wennen aan hoe alles werkt, maar het systeem is erg intuïtief, dus dat gaat uiteindelijk vanzelf.

Als het nodig is, dan is de servicedesk van Paragin er om ons te helpen. Hier hebben wij erg goede ervaringen mee, er wordt altijd goed geluisterd en geholpen. Wij zijn erg blij met Paragin, omdat er heel persoonsgericht wordt gewerkt. Het contact is persoonlijk en wij worden snel geholpen. Er wordt duidelijk aangegeven wat er wel en niet mogelijk is, deze heldere communicatie zorgt voor realistische verwachtingen.”

Binnen een organisatie heb je als medewerker contacten of aanspreekpunten. Als je al deze connecties als lijnen op papier zou tekenen, heb je een overzicht van het sociale netwerk. Aan de hand van het sociale netwerk kun je zien hoe informatiestromen verlopen binnen je organisatie. Als je niet tevreden bent met de kennisdeling tussen de medewerkers, zijn er een aantal aandachtspunten om dit aan te pakken.

Het identificeren van deze aandachtspunten valt onder een term die sociale netwerkanalyse is gedoopt. Je brengt het sociale netwerk van een organisatie in kaart, analyseert het verloop van kennis en informatie en vervolgens identificeer je welke connecties aandacht vereisen. Er zijn vier aspecten die de basis vormen voor een goed werkend sociaal netwerk. Deze hangen in sterke mate met elkaar samen.

• Kennis is alle informatie die je als medewerker bezit. Hieronder valt echter ook een belangrijke vraag: weet je wat jouw collega’s weten? Als je deze vraag bevestigend beantwoord, weet je bij welke persoon je moet zijn voor de juiste kennis. Met die informatie kost het je relatief weinig tijd en moeite om bepaalde kennis op te vragen.
• Toegankelijkheid is de mate waarin de aanwezige informatie in het netwerk bereikbaar is voor medewerkers. Het kan zijn dat iemand in je sociale netwerk kennis heeft die je kan gebruiken, maar als deze persoon voor jou niet goed toegankelijk is, heb je daar weinig aan. Dit geldt ook voor zaken als fysieke omgeving, bijvoorbeeld als collega’s op verschillende verdiepingen van een gebouw geplaatst zijn.
• Betrokkenheid heeft te maken met de aandacht die medewerkers aan elkaar besteden. Als je van een collega weet dat die een bepaald probleem heeft en jij hebt kennis die dat kan verhelpen, kun je actief dit probleem oplossen. Door betrokken te zijn geef je aan dat jij open staat voor het delen van kennis en dat je toegankelijk bent voor vragen.
• Veiligheid is belangrijk, omdat collega’s goede relaties moeten opbouwen. Om hulp vragen is niet altijd vanzelfsprekend, omdat je jezelf dan kwetsbaar opstelt. Als collega’s bereid zijn veiligheid te combineren met de drie eerder genoemde aspecten, zorgt dit voor goede onderlinge relaties waarin zij elkaar ondersteunen.

Bij het vaststellen van onderlinge relaties tussen medewerkers kunnen er bepaalde complicaties optreden. Als deze niet worden opgelost, kan dit leiden tot belemmering van het verspreiden van informatie. Hieronder staan zes voorbeelden genoemd die je bij een sociale netwerkanalyse tegen kan komen.

1. Een ‘bottleneck’ houdt in dat er een te kleine overdracht is tussen informatie van twee delen van een netwerk, waardoor communicatie tussen deze twee delen moeizaam verloopt. Denk hierbij aan een persoon die als schakel dient tussen twee grote groepen binnen een organisatie.
2. Het aantal verbindingen in een netwerk moet in juiste mate aanwezig zijn. Indien er te veel of te weinig verbindingen aanwezig zijn, is het mogelijk dat een netwerk niet efficiënt werkt. Met te weinig verbindingen kan het zijn dat personen cruciale informatie missen. Met te veel verbindingen wordt er juist onnodig veel kennis gedeeld, waardoor medewerkers overbeladen worden.
3. De gemiddelde afstand van persoon tot persoon in een netwerk heeft invloed op het verloop van informatie. Korte afstanden zorgen voor een goed verloop, terwijl een lange afstand vertraging en verwarring kan veroorzaken. Elke organisatie moet hier een eigen balans in vinden.
4. Een geïsoleerd persoon valt buiten het netwerk. Dit kan betekenen dat deze persoon cruciale informatie mist, en daardoor achterblijft op de rest.
5. Personen met een hoge mate van expertise worden niet voldoende ingezet. Collega’s missen hierdoor belangrijke informatie die hen kan helpen bij dagelijkse bezigheden. Experts hebben daarom een speciale rol als het gaat om kennisdeling.
6. Het vormen van subgroepen binnen een organisatie is niet per definitie een ongewenst fenomeen, maar het kan voor komen dat een subgroep een conflicterende subcultuur vormt. Als subgroepen weinig met elkaar betrokken zijn, kan dit leiden tot slechte kennisdeling.

Het identificeren en aanpakken van het sociale netwerk kan voordelen hebben als het gaat om het delen van informatie. Ook als er niet direct problemen spelen rond kennisdeling kan het nuttig zijn om als organisatie een overzicht te hebben van welke collega’s contact hebben. Zo heb je inzicht in de informatiestroom en kun je in de gaten houden of medewerkers op de juiste plek staan.

Bron: Cross, R., Parker, A., & Borgatti, S. P. (2014). A bird’s-eye view: Using social network analysis to improve knowledge creation and sharing.