Binnen een organisatie heb je als medewerker contacten of aanspreekpunten. Als je al deze connecties als lijnen op papier zou tekenen, heb je een overzicht van het sociale netwerk. Aan de hand van het sociale netwerk kun je zien hoe informatiestromen verlopen binnen je organisatie. Als je niet tevreden bent met de kennisdeling tussen de medewerkers, zijn er een aantal aandachtspunten om dit aan te pakken.
Het identificeren van deze aandachtspunten valt onder een term die sociale netwerkanalyse is gedoopt. Je brengt het sociale netwerk van een organisatie in kaart, analyseert het verloop van kennis en informatie en vervolgens identificeer je welke connecties aandacht vereisen. Er zijn vier aspecten die de basis vormen voor een goed werkend sociaal netwerk. Deze hangen in sterke mate met elkaar samen.
- Kennis is alle informatie die je als medewerker bezit. Hieronder valt echter ook een belangrijke vraag: weet je wat jouw collega’s weten? Als je deze vraag bevestigend beantwoord, weet je bij welke persoon je moet zijn voor de juiste kennis. Met die informatie kost het je relatief weinig tijd en moeite om bepaalde kennis op te vragen.
- Toegankelijkheid is de mate waarin de aanwezige informatie in het netwerk bereikbaar is voor medewerkers. Het kan zijn dat iemand in je sociale netwerk kennis heeft die je kan gebruiken, maar als deze persoon voor jou niet goed toegankelijk is, heb je daar weinig aan. Dit geldt ook voor zaken als fysieke omgeving, bijvoorbeeld als collega’s op verschillende verdiepingen van een gebouw geplaatst zijn.
- Betrokkenheid heeft te maken met de aandacht die medewerkers aan elkaar besteden. Als je van een collega weet dat die een bepaald probleem heeft en jij hebt kennis die dat kan verhelpen, kun je actief dit probleem oplossen. Door betrokken te zijn geef je aan dat jij open staat voor het delen van kennis en dat je toegankelijk bent voor vragen.
- Veiligheid is belangrijk, omdat collega’s goede relaties moeten opbouwen. Om hulp vragen is niet altijd vanzelfsprekend, omdat je jezelf dan kwetsbaar opstelt. Als collega’s bereid zijn veiligheid te combineren met de drie eerder genoemde aspecten, zorgt dit voor goede onderlinge relaties waarin zij elkaar ondersteunen.
Bij het vaststellen van onderlinge relaties tussen medewerkers kunnen er bepaalde complicaties optreden. Als deze niet worden opgelost, kan dit leiden tot belemmering van het verspreiden van informatie. Hieronder staan zes voorbeelden genoemd die je bij een sociale netwerkanalyse tegen kan komen.
- Een ‘bottleneck’ houdt in dat er een te kleine overdracht is tussen informatie van twee delen van een netwerk, waardoor communicatie tussen deze twee delen moeizaam verloopt. Denk hierbij aan een persoon die als schakel dient tussen twee grote groepen binnen een organisatie.
- Het aantal verbindingen in een netwerk moet in juiste mate aanwezig zijn. Indien er te veel of te weinig verbindingen aanwezig zijn, is het mogelijk dat een netwerk niet efficiënt werkt. Met te weinig verbindingen kan het zijn dat personen cruciale informatie missen. Met te veel verbindingen wordt er juist onnodig veel kennis gedeeld, waardoor medewerkers overbeladen worden.
- De gemiddelde afstand van persoon tot persoon in een netwerk heeft invloed op het verloop van informatie. Korte afstanden zorgen voor een goed verloop, terwijl een lange afstand vertraging en verwarring kan veroorzaken. Elke organisatie moet hier een eigen balans in vinden.
- Een geïsoleerd persoon valt buiten het netwerk. Dit kan betekenen dat deze persoon cruciale informatie mist, en daardoor achterblijft op de rest.
- Personen met een hoge mate van expertise worden niet voldoende ingezet. Collega’s missen hierdoor belangrijke informatie die hen kan helpen bij dagelijkse bezigheden. Experts hebben daarom een speciale rol als het gaat om kennisdeling.
- Het vormen van subgroepen binnen een organisatie is niet per definitie een ongewenst fenomeen, maar het kan voor komen dat een subgroep een conflicterende subcultuur vormt. Als subgroepen weinig met elkaar betrokken zijn, kan dit leiden tot slechte kennisdeling.
Het identificeren en aanpakken van het sociale netwerk kan voordelen hebben als het gaat om het delen van informatie. Ook als er niet direct problemen spelen rond kennisdeling kan het nuttig zijn om als organisatie een overzicht te hebben van welke collega’s contact hebben. Zo heb je inzicht in de informatiestroom en kun je in de gaten houden of medewerkers op de juiste plek staan.
Bron: Cross, R., Parker, A., & Borgatti, S. P. (2014). A bird’s-eye view: Using social network analysis to improve knowledge creation and sharing.
