Iedere groeiende organisatie besteedt veel tijd en energie aan het vinden van nieuwe medewerkers. Het schrijven van wervende vacatureteksten, het doornemen van brieven en CV’s, het voeren van gesprekken met potentiële kandidaten: de zoektocht naar het vinden van het beste talent vergt veel aandacht. Daarom is het laatste wat je vervolgens wilt, dat een medewerker zich niet meteen thuis voelt en de organisatie al snel weer verlaat.
Hoe sneller een medewerker zich verbonden voelt met de doelen van de organisatie, hoe sneller men op de juiste manier aan de slag kan met het werk dat gedaan moet worden. Hoe eerder een medewerker op de hoogte is van zaken als de visie van de organisatie, de werkzaamheden die gedaan moeten worden, de vaardigheden die daarvoor nodig zijn, de interne communicatielijnen en dergelijke, hoe sneller hij of zij productief kan bijdragen.
En een nuttige bijdrage kunnen leveren draagt ook weer bij aan of men zich op zijn of haar plek zal voelen. Alle reden dus om te werken aan een warm welkom voor nieuwe medewerkers en hen het gevoel te geven dat ze deel uitmaken van het team.
Het belangrijkste onderdeel daarvan is tijdens de eerste werkdagen en -weken zo snel en effectief mogelijk kennis delen vanuit en kennis maken met de organisatie. Daarmee worden de zaadjes gepland die zorgen voor een goede basis voor de komende jaren.
Een goede ‘onboarding’ van de medewerker mag dus niet over het hoofd worden gezien en het belang ervan mag niet worden onderschat als je wilt investeren in nieuw talent. Daarom delen we graag hoe wij hier bij Paragin mee bezig zijn.
Onboarding begint al vóór de eerste werkdag
Denk eens na hoe je een nieuwe medewerker zich al vóór de eerste werkdag zo welkom mogelijk kunt laten voelen. Dit kan door bijvoorbeeld een handboek op te stellen met een organisatie-omschrijving, tips, aandachtspunten en een toelichting op bijvoorbeeld de cultuur van de organisatie en die vooraf toe te sturen.
Ook de voorbereiding op de eerste werkdag is belangrijk: zorg er voor dat praktische zaken als de werkplek, een ingerichte laptop, en alle benodigde inlogaccounts allemaal direct op de eerste werkdag beschikbaar zijn. En dat alle collega’s waar de nieuwe medewerker de eerste dagen mee te maken krijgt, op de hoogte zijn van wie er gaat starten en wat diens taken gaan worden. Niets voelt minder welkom als wanneer niemand de moeite heeft genomen voorbereidingen te treffen of niemand je op lijkt te merken.
Betrek alle collega’s bij de onboarding van nieuwe medewerkers
Een warm welkom voor een nieuwe medewerker is een teamproces, waarbij bij voorkeur iedereen betrokken is waar de nieuwe medewerker mee gaat samenwerken de komende tijd. Door het plannen van een aantal presentaties waarin collega’s gestructureerd vertellen over werkzaamheden, producten en activiteiten, maar bijvoorbeeld ook over de visie van de organisatie, de wereld waarin de organisatie zich bevindt én praktische zaken als bij wie men moet zijn bij vragen of om bijvoorbeeld de reiskosten door te geven, krijgt een nieuwe medewerker meteen een vertrouwd gevoel.
Een goed onboardingsproces stelt hen daarmee in staat zich snel aan te sluiten op de werkcultuur van de organisatie, veel sneller dan wanneer ze het alleen zouden doen en alles zelf moeten vragen of ervaren.
Onboarding vermindert onzekerheid van medewerkers
De eerste keer dat je iets doet, voelt vaak onwennig. Aan de slag gaan bij een nieuwe organisatie is zelfs een aaneenschakeling van situaties waarin je dingen voor het eerst doet. Dit kan je onzeker maken. Geen enkele medewerker wil zich tijdens de eerste keer in de organisatie misplaatst voelen. Het is dus tijdens de onboarding van groot belang dat nieuwe medewerkers de geruststelling krijgen dat ze voor de juiste organisatie hebben gekozen én zich welkom en gewenst voelen.
Een effectief onboardingproces met een kennismaking met alle collega’s, de werkzaamheden en ‘hoe het bij de organisatie werkt’ resulteert in duurzame werkrelaties tussen nieuwe medewerkers en de ervaren bestaande medewerkers. Het proces maakt van een werkplek meer een thuis, waardoor stress door onzekerheid bij de nieuwe medewerkers wordt verminderd. Ook krijgen ze de kans om zich te binden aan andere medewerkers met wie hun rol overeenkomt.
De interacties met collega’s, teamleiders en management zijn efficiënte manieren voor medewerkers om er snel achter te komen wat er van hen verwacht wordt voor wat betreft hun rol in de organisatie. Op deze manier kan de nieuwe medewerker met een gerust hart zijn rol spelen in het realiseren van de doelstellingen en missie van de organisatie.
Onboarding biedt een kans om de kernwaarden van de organisatie te versterken
Als het goed is voelt het nieuwe talent dat net aangenomen is zich naast de leuke baan, ook aangetrokken door de reputatie, waarden en cultuur van de organisatie. Tijdens de onboarding is het dé kans om de nieuwe aanwinst te laten zien dat ze inderdaad thuishoren waar ze zich hadden voorgesteld, én om de kernwaarden en missie en visie van de organisatie nog eens uitgebreid aan bod te laten komen. Je wilt immers dat de nieuwe medewerker deze waarden ook echt eigen heeft gemaakt wanneer hij of zij straks zelfstandig aan het werk is.
Niet alleen de medewerker leert de organisatie kennen: ook andersom
Een goede onboarding waarin de medewerker zichzelf kan laten zien en vragen kan stellen, stelt bij uitstek de teamleader en het management in staat om de motivatie en ambities van de nieuwe medewerker te leren kennen en te begrijpen. Je leert over hun overtuigingen, hun werkethiek, hun ideeën en capaciteiten, en hun verwachtingen. En mogelijk ook de zaken die men zal moeten ‘ontleren’ omdat dat binnen jouw organisatie anders gaat dan dat ze gewend zijn.
Een goede onboarding biedt kansen voor organisatieverbetering
Een goede inwerkperiode met veel interactie en kennisuitwisseling biedt ook een kans voor de organisatie om feedback te krijgen van medewerkers die positief zijn ingesteld – ze hebben immers voor de organisatie gekozen en willen bij de organisatie werken – en tegelijkertijd nog vrij blanco zijn.
Input van nieuwe medewerkers, uit eerdere werkervaring of vanuit de schoolbanken, is een prachtige bron van informatie om de bestaande werkprocessen van de organisatie nog eens te ijken en misschien zelfs met goede, nieuwe ideeën te verbeteren.
Om deze redenen is nadenken over een goede, warme en informatierijke onboarding een zeer waardevol proces, iets waar we binnen Paragin veel energie in steken.
Benieuwd naar de onboarding bij ons in de praktijk? We zijn altijd op zoek naar nieuwe collega’s!
