De Aloysius Stichting is een stichting met scholen voor speciaal onderwijs, speciaal basisonderwijs en voortgezet speciaal onderwijs. De stichting verzorgt ook onderwijs aan jongeren in justitiële jeugdinrichtingen en jeugdzorginstellingen. Leerlingen worden voorbereid op een betekenisvolle toekomst in de samenleving en zetten daar o.a. MijnPortfolio voor in.

Jolanda Langewouters is al ruim 12 jaar werkzaam bij de Aloysius Stichting. Gestart bij de ambulante dienst van de stichting, waar ze scholen en leraren ondersteunde bij de begeleiding van leerlingen die het reguliere onderwijs moeilijk vinden. Inmiddels verdeelt ze haar tijd tussen een Aloysius school voor speciaal onderwijs, waar ze de financiën doet en ‘bovenschoolse’ activiteiten voor de gehele Aloysius Stichting.

Jolanda: ”Voor de stichting ben ik functioneel beheerder van verschillende programma’s en mede-projectcoördinator voor Cozima en Sustein. Dit zijn projecten gericht op het implementeren van een digitaal portfolio in het speciale onderwijs, in verschillende Europese landen. Hiervoor wordt MijnPortfolio gebruikt!”

Cozima en Sustein

Jolanda: ”In 2015 zijn we vanuit de Aloysius Stichting gestart met het ontwikkelen van een digitaal portfolio voor leerlingen die een afstand hebben tot de arbeidsmarkt. Die halen vaak geen regulier diploma van het VMBO. Gedurende hun schoolcarrière doen de leerlingen veel positieve ervaringen en vaardigheden op die wij willen vastleggen, zodat ze iets kunnen meenemen waar zij trots op mogen zijn. Dat is voor hen erg lastig om zelf te doen, dus met een digitaal portfolio wilden wij hen daar extra ondersteuning bij bieden. We willen zo hun competenties vast kunnen leggen en zichtbaar maken. Hier komt ook de naam Cozima vandaan (COmpetenties ZIchtbaar MAken). Een portfolio dat een duidelijk overzicht biedt van wat zij in huis hebben.”

Een Duitse school hoorde van Sustein en was nieuwsgierig geworden. Één van onze partners heeft een presentatie gegeven die de nieuwe school ook bijwoonde en die zijn direct enthousiast geraakt.

“Voor het ontwikkelen van het Cozima ePortfolio hebben we bij de Europese Unie een aanvraag gedaan voor een “Erasmus+“-subsidie. Als je een aanvraag doet, kunnen andere geïnteresseerden deze ook terugvinden in een database. Op deze manier komen scholen in verschillende landen bij elkaar. Wij hebben een school in België en twee scholen in Duitsland gevonden die hetzelfde wilden doen als de Aloysius Stichting. Samen zijn we criteria op gaan stellen voor een digitaal portfolio en zijn wij met Paragin een portfolio gaan inrichten. In eerste instantie wilden we één portfolio voor de vier scholen, maar gaandeweg kwamen we erachter dat de verschillende regels in de landen het lastig maakten om het portfolio overal exact hetzelfde in te richten. Iedere school heeft toen toch een eigen portfolio gemaakt.

Elke school is daar mee aan de gang gegaan. Vanuit onze Duitse partner kregen we een extra verzoek, omdat zij werkgevers en stageplekken wilden registreren in het portfolio. Dat leek hen nuttig, omdat de leerlingen dan meteen alle informatie, beoordelingen en verslagen op één plaats bij elkaar hebben. Dit is uiteindelijk project Sustein geworden. Het werd daarmee een groter project, waarmee we werkgevers en begeleiders makkelijker aan het (speciale) onderwijs konden koppelen.

We hebben daarvoor opnieuw een Erasmus+ aanvraag ingediend. Daarmee hebben we drie nieuwe partners erbij gekregen. Één vanuit Litouwen, Italië en Frankrijk. Het is de bedoeling dat Sustein dit jaar wordt afgerond.”

Internationaal project in Coronatijd

“Voor het Cozima project hebben we destijds de Duitse en Belgische partners kunnen ontmoeten. Het idee voor Sustein was tevens om elkaar een aantal keer fysiek te ontmoeten, maar vanwege het coronavirus werd dit natuurlijk onmogelijk. Dit heeft Sustein wel wat lastiger gemaakt, omdat online vergaderen een uitdaging is, zeker met de nieuwe partners die nog hun weg moeten vinden in het portfolio. Vanwege de versoepelingen konden wij afgelopen maart weer in Duitsland afspreken, dat was prettig om te kunnen doen. Je merkte meteen dat de dynamiek en uitwisseling beter werd. Dat komt het leren van elkaar in het project echt ten goede. Dat is ook een belangrijk doel van Erasmus+.”

Verschillen tussen de landen

“In Nederland zijn we echt vooroplopend met digitaal onderwijs. In de andere landen gaat dat wat minder hard. Binnen de Aloysius Stichting hebben leerlingen bijvoorbeeld in bijna alle gevallen een eigen device waar zij op kunnen werken. In Duitsland is dit nog niet zo gangbaar. Dat maakt het volledig implementeren van een digitaal portfolio in die landen dus toch wat minder snel. De andere wetgeving werkt ook wat tegen, het is dus erg wisselend hoe snel we de implementatie voor elkaar krijgen.

Leuk om te zien is dat nu ook andere scholen aanhaken. Een Duitse school hoorde van Sustein en was nieuwsgierig geworden. Een van onze partners heeft een presentatie gegeven die de nieuwe school ook bijwoonde en die waren direct enthousiast geraakt. Mooi om te zien dat het project zich uitbreidt! Ook vanuit scholen in Nederland krijgen wij verzoeken om ons portfolio te laten zien.”

Aan de slag

“Zelfstandig werken is voor onze doelgroep wat lastig. Het exacte ‘pad’ vinden wat ze in het Cozima portfolio moeten volgen is voor sommige leerlingen moeilijk. We zijn daarom altijd aan het kijken hoe we het hen zo makkelijk mogelijk kunnen maken. Denk hierbij aan het aanpassen van het design: de weg binnen het portfolio vinden door meer met pictogrammen te gaan werken en zo min mogelijk taal te gebruiken. Ook heeft een van onze partners een video gemaakt, zodat de leerlingen de algemene handelingen van tevoren aangeleerd krijgen. Daarnaast gaan wij meer gericht gebruikers en docenten trainen en via webinars de handige tools die het gebruik aantrekkelijker maken, introduceren.

Mede door corona zijn leerlingen zelf natuurlijk ook weinig op school geweest en hebben docenten weinig persoonlijke ondersteuning kunnen geven. Nu er meer versoepeld wordt verwachten wij dan ook dat we nu weer grote slagen kunnen gaan maken! Onlangs hebben wij bijvoorbeeld binnen Cozima voor de Aloysius Stichting een nieuwe tool geïmplementeerd waarmee VSO-leerlingen die uitstromen naar arbeid of dagbesteding hun kennis en competenties kunnen vastleggen. Door dit aantoonbare bewijs te overleggen, kunnen zij aan het einde van het schooljaar een diploma uitgereikt krijgen.”

Samenwerking met Paragin

“We hebben heel korte lijnen met Paragin en krijgen veel hulp en ondersteuning. Als we een oplossing zoeken binnen de software wordt er vanuit Paragin graag meegedacht. Zo hebben we binnen het project een QR-code die Paragin in MijnPortfolio beschikbaar heeft gemaakt. Leerlingen kunnen die codes op hun stage laten zien, wat het voor hun begeleiders daar heel makkelijk maakt om bij de MijnPortfolio-omgeving te komen.”

Of je nu docent of student bent, iedereen heeft wel eens last van te veel afleiding. Het leidt ertoe dat je achterloopt op je werk of studie, wat erg vervelend kan zijn. Francesco Cirillo bedacht een oplossing voor tijdmanagement, met behulp van de tomaattimer die hij gebruikte tijdens het koken. De Pomodoro-techniek (Italiaans voor tomaat) was hier het gevolg van.

Hoeveel minuten heb je nodig?

De Pomodoro-techniek zorgt ervoor dat je je tijd effectiever besteedt. Het wordt voornamelijk gebruikt voor studeren, maar het kan net zo goed ingezet worden bij het afronden van je taken op je werk. De techniek moet voorkomen dat je teveel tijd besteed aan het opstarten van het werken of studeren en dat je zo min mogelijk afgeleid raakt door korte pauzes te nemen.

De aanleiding voor de ontwikkeling is dat Cirillo moeite had om zich te concentreren op zijn studie. Hij begon daarom om zijn tomaattimer op 25 minuten te zetten. Hij hield zichzelf voor om zich volledig op één taak te richten en niet afgeleid te raken. Hij nam vervolgens 5 minuten pauze, en zette de timer daarna weer op 25 minuten. Deze sessie van 25 minuten noemde hij een ‘pomodoro’. Nadat hij vier van deze sessies had afgerond, nam hij een langere pauze van een kwartier tot een half uur. Dit vormt nu de basis van de Pomodoro-techniek.

De exacte minuten zijn gebaseerd op wat Cirillo aanbeveelt, maar het kan per persoon erg verschillen hoe lang je je aandacht vast kunt houden. De 25 minuten van de pomodoro zijn dus niet heilig, maar werken voor de meeste mensen erg goed. Het gaat er meer om dat je de pomodoro’s consistent houdt en dat ze altijd even lang duren.

Één pomodoro, twee pomodoro…

De techniek heeft een aantal stappen die voor een goed lopende cyclus zorgen:

1. Besluit welke taak je precies wilt gaan uitvoeren. De grootte van de taak maakt daarbij niet uit, zo lang je maar helder hebt wát je precies moet doen. Het kan beter werken om grote taken, zoals een langlopend project, in kleinere stukken op te delen. Het wordt ook aanbevolen om een actielijst te maken, met een volgorde van taken, bijvoorbeeld op prioriteit. Dit geeft je niet alleen meer overzicht, het helpt je gedachteproces om niet constant bezig te zijn met taken waar je nog niet bent aanbeland. Je verbetert op deze manier ook je concentratie.
   
2. Stel een timer in. Hier komen de 25 minuten in het spel. Het is natuurlijk prima om dit wat aan te passen naar je eigen wensen, het principe van de techniek blijft hetzelfde.
   
3. Werk aan de taak. Simpel gezegd: doe alles wat je kunt om je taak af te krijgen. Aan het begin kan het nog wennen zijn, het geeft niet als je nog wat moet veranderen aan de hoeveelheid werk die je voor jezelf inplant.
   
4. Beëindig het werk wanneer de timer afgaat en neem een ​​korte pauze. 5-10 minuten is hier aanbevolen. Je kunt vooraf wat activiteiten bedenken die je wilt doen in je pauze.
   
5. Als je minder dan vier pomodoro’s hebt gemaakt, ga dan terug naar stap 2 en herhaal totdat je er vier hebt doorlopen.
   

Als de vierde pomodoro af is, neem je een langere pauze. Dit geheel kun je beschouwen als één sectie van pomodoro’s. Gebruik deze als extra indeling voor grotere taken, die meerdere secties nodig hebben om af te ronden.

Help! Ik word afgeleid!

Je kunt soms maar moeilijk voorkomen dat je wordt afgeleid en je gedachten afdwalen naar andere dingen. Hoe zorg je dan dat je je aan je techniek blijft houden?

Je kunt tijdens je taken met je gedachten gaan afdwalen naar leuke dingen die je op dat moment misschien liever doet. Dat is heel normaal, maar het komt je productiviteit niet ten goede. De Pomodoro-techniek ‘schrijft’ daarom voor om deze gedachten dan ook op te schrijven! Als je een speciale lijst hebt waar je die dingen kwijt kunt, helpt het om je weer op je werk te focussen. Je schrijft de gedacht als het ware van je af.

Als er in de omgeving veel afleiding is, bijvoorbeeld door collega’s, is het goed om dit zo snel mogelijk aan te pakken. Je kunt dit doen door direct te zijn en meteen aan te geven dat je druk aan het werk bent. Als de andere persoon je nodig heeft, geef dan direct een ander tijdstip aan waarop je wel beschikbaar bent en kom die afspraak ook na. Je bent dan ook betrouwbaar en zijn mensen minder geneigd om je continu te storen.

Als er een verandering plaatsvindt in je organisatie, zal er bijna altijd iemand zijn die dit lastig vindt. Dit kan bijvoorbeeld zijn doordat die persoon het nut ervan niet in ziet of het moeilijk vindt om met de verandering te werken. Bij het invoeren van een technologische ontwikkeling komt dit ook regelmatig voor. Het kan daarom handig zijn om vooraf inzicht te krijgen in de user experience; hoe mensen het product ervaren. Het Technology Acceptance Model (TAM) onderzoekt een aantal variabelen hiervan. Dit kan mogelijk verklaren waarom een technologische vernieuwing wel of niet aanslaat. 

Nuttig en gebruiksvriendelijk

Het TAM werd in 1989 ontwikkeld door Fred Davis. Het kan aantonen in welke mate iemand de intentie heeft om een bepaalde technologie te gaan gebruiken. Dit is natuurlijk afhankelijk van verschillende factoren in wisselende context. Om die reden zijn er veel varianten op het model bedacht. Er zijn een aantal constante variabelen die in elke variant terugkomen:

• Perceived ease of use: Davis definieerde dit als “de mate van inspanning die iemand verwacht bij het gebruik van een bepaalde technologie”. Simpel gezegd: kost het gebruiken van de technologie veel moeite? Moet een gebruiker er veel voor doen om het aan te leren?
• Perceived usefulness: Dit werd door Davis gedefinieerd als “de mate waarin iemand denkt dat het gebruik van de technologie hun werkprestatie zal verbeteren”. Vinden mensen de technologie nuttig om te gebruiken voor hun huidige werkzaamheden? Leidt het tot minder inspanning voor hetzelfde resultaat?
• Attitude towards technology: Davis stelde dat de bovenste twee factoren vervolgens leiden tot een zeker houding tegenover een technologie. Als een persoon de technologie als nuttig en gebruiksvriendelijk ziet, dan zal dat een positieve houding als gevolg hebben en is het waarschijnlijker dat die persoon het product in gebruik neemt.

Een belangrijk punt bij deze variabelen is dat het verwachte gebruiksgemak in sommige gevallen invloed kan hebben op de verwachte nuttigheid van een technologie. Mensen verwachten bij een ‘makkelijke’ technologie minder tijd nodig te hebben om het gebruik onder de knie te hebben. Het tegenovergestelde kan dus ook voorkomen: een technologie die moeilijk te gebruiken is, wordt minder nuttig gevonden.

12 stellingen

Als je wilt achterhalen hoe medewerkers tegenover een nieuwe technologie staan, is dat eenvoudig te doen en het kost relatief weinig tijd. Het meten van de perceived ease of use en perceived usefulness kan namelijk met behulp van korte vragenlijsten. Davis bestudeerde hiervoor literatuur over technologie-adoptie en kwam uiteindelijk uit op zes standaard vragen per onderdeel, 12 items in totaal. Natuurlijk is het handig om bij de eigen context nog extra, relevante vragen toe te voegen.

Stel je zou willen weten hoe je medewerkers over RemindoToets denken, zou dat er als volgt uit kunnen zien:

Items voor nuttigheid

1. Door RemindoToets in mijn werk te gebruiken, zou ik taken sneller kunnen uitvoeren.
2. Het gebruik van RemindoToets zou mijn werkprestaties verbeteren.
3. Als ik RemindoToets op mijn werk gebruik, zal mijn productiviteit toenemen.
4. Het gebruik van RemindoToets zou mijn effectiviteit op het werk verhogen.
5. Het gebruik van RemindoToets zou het makkelijker maken om mijn werk te doen.
6. Ik zou de inzet van RemindoToets nuttig vinden op mijn werk.

Items voor gebruiksgemak

1. Het zou voor mij gemakkelijk zijn om RemindoToets te leren gebruiken.
2. Ik zou het makkelijk vinden om RemindoToets te laten doen wat ik wil dat het doet.
3. Mijn interactie met RemindoToets zou duidelijk en soepel verlopen.
4. Ik zou RemindoToets flexibel vinden om mee te werken.
5. Het zou voor mij gemakkelijk zijn om vaardig te worden in het gebruik van RemindoToets.
6. Ik zou RemindoToets gemakkelijk te gebruiken vinden.

De antwoorden op deze vragen zijn vervolgens een voorspeller op de eerder genoemde attitude towards technology. Hoe positiever de antwoorden, hoe beter de houding.

Het is niet vanzelfsprekend dat mensen een positieve houding hebben tegenover technologie, zoals software. Er zijn immers ook externe variabelen die van invloed kunnen zijn, waar je wel of geen controle over zal hebben. Je kunt de houding van medewerkers wel verbeteren door ze goed voor te bereiden. Denk aan een presentatie of training om mensen kennis te laten maken met het product. Je neemt dan zo veel mogelijk twijfels weg doordat mensen er zelf ervaring mee opdoen, in plaats van hun mening baseren van een afstand.

Bron: Davis, F.D. (1989), “Perceived usefulness, perceived ease of use, and user acceptance of information technology”, MIS Quarterly, Vol. 13, No. 3, pp. 319-340