Of je nu docent of student bent, iedereen heeft wel eens last van te veel afleiding. Het leidt ertoe dat je achterloopt op je werk of studie, wat erg vervelend kan zijn. Francesco Cirillo bedacht een oplossing voor tijdmanagement, met behulp van de tomaattimer die hij gebruikte tijdens het koken. De Pomodoro-techniek (Italiaans voor tomaat) was hier het gevolg van.
Hoeveel minuten heb je nodig?
De Pomodoro-techniek zorgt ervoor dat je je tijd effectiever besteedt. Het wordt voornamelijk gebruikt voor studeren, maar het kan net zo goed ingezet worden bij het afronden van je taken op je werk. De techniek moet voorkomen dat je teveel tijd besteed aan het opstarten van het werken of studeren en dat je zo min mogelijk afgeleid raakt door korte pauzes te nemen.
De aanleiding voor de ontwikkeling is dat Cirillo moeite had om zich te concentreren op zijn studie. Hij begon daarom om zijn tomaattimer op 25 minuten te zetten. Hij hield zichzelf voor om zich volledig op één taak te richten en niet afgeleid te raken. Hij nam vervolgens 5 minuten pauze, en zette de timer daarna weer op 25 minuten. Deze sessie van 25 minuten noemde hij een ‘pomodoro’. Nadat hij vier van deze sessies had afgerond, nam hij een langere pauze van een kwartier tot een half uur. Dit vormt nu de basis van de Pomodoro-techniek.
De exacte minuten zijn gebaseerd op wat Cirillo aanbeveelt, maar het kan per persoon erg verschillen hoe lang je je aandacht vast kunt houden. De 25 minuten van de pomodoro zijn dus niet heilig, maar werken voor de meeste mensen erg goed. Het gaat er meer om dat je de pomodoro’s consistent houdt en dat ze altijd even lang duren.
Één pomodoro, twee pomodoro…
De techniek heeft een aantal stappen die voor een goed lopende cyclus zorgen:
- Besluit welke taak je precies wilt gaan uitvoeren. De grootte van de taak maakt daarbij niet uit, zo lang je maar helder hebt wát je precies moet doen. Het kan beter werken om grote taken, zoals een langlopend project, in kleinere stukken op te delen. Het wordt ook aanbevolen om een actielijst te maken, met een volgorde van taken, bijvoorbeeld op prioriteit. Dit geeft je niet alleen meer overzicht, het helpt je gedachteproces om niet constant bezig te zijn met taken waar je nog niet bent aanbeland. Je verbetert op deze manier ook je concentratie.
- Stel een timer in. Hier komen de 25 minuten in het spel. Het is natuurlijk prima om dit wat aan te passen naar je eigen wensen, het principe van de techniek blijft hetzelfde.
- Werk aan de taak. Simpel gezegd: doe alles wat je kunt om je taak af te krijgen. Aan het begin kan het nog wennen zijn, het geeft niet als je nog wat moet veranderen aan de hoeveelheid werk die je voor jezelf inplant.
- Beëindig het werk wanneer de timer afgaat en neem een korte pauze. 5-10 minuten is hier aanbevolen. Je kunt vooraf wat activiteiten bedenken die je wilt doen in je pauze.
- Als je minder dan vier pomodoro’s hebt gemaakt, ga dan terug naar stap 2 en herhaal totdat je er vier hebt doorlopen.
Als de vierde pomodoro af is, neem je een langere pauze. Dit geheel kun je beschouwen als één sectie van pomodoro’s. Gebruik deze als extra indeling voor grotere taken, die meerdere secties nodig hebben om af te ronden.
Help! Ik word afgeleid!
Je kunt soms maar moeilijk voorkomen dat je wordt afgeleid en je gedachten afdwalen naar andere dingen. Hoe zorg je dan dat je je aan je techniek blijft houden?
Je kunt tijdens je taken met je gedachten gaan afdwalen naar leuke dingen die je op dat moment misschien liever doet. Dat is heel normaal, maar het komt je productiviteit niet ten goede. De Pomodoro-techniek ‘schrijft’ daarom voor om deze gedachten dan ook op te schrijven! Als je een speciale lijst hebt waar je die dingen kwijt kunt, helpt het om je weer op je werk te focussen. Je schrijft de gedacht als het ware van je af.
Als er in de omgeving veel afleiding is, bijvoorbeeld door collega’s, is het goed om dit zo snel mogelijk aan te pakken. Je kunt dit doen door direct te zijn en meteen aan te geven dat je druk aan het werk bent. Als de andere persoon je nodig heeft, geef dan direct een ander tijdstip aan waarop je wel beschikbaar bent en kom die afspraak ook na. Je bent dan ook betrouwbaar en zijn mensen minder geneigd om je continu te storen.
