Processen zijn van grote invloed op het reilen en zeilen binnen organisaties. Het is dus niet zo vreemd dat veel organisaties de behoefte hebben om hun processen te verbeteren of aan te scherpen. Hoe beter het proces, hoe efficiënter en effectiever gewerkt kan worden. Procesverbetering wordt vaak samen genoemd met digitalisering. Alsof de organisatie door het inbedden van een digitaal systeem automatisch de processen verbetert. Helaas is dat meestal niet het geval. Hoe kun je dan wel een succes maken van procesdigitalisering?
Door het plaatsen van een bestaand proces in een digitaal systeem, plaats je eigenlijk iets ouds in een nieuw jasje. Dit kan uitstekend werken bij een oude hit die opnieuw op een nieuwe, moderne manier wordt uitgebracht. In het geval van processen en systemen op de werkvloer kunnen mensen ‘veranderingsmoe’ worden. Soms is het de zoveelste verandering op het werk en zien mensen het nut niet in van de verandering. Het is belangrijk dat digitalisering geen doel op zich is. Digitalisering kun je beter zien als een middel om een doel te bereiken. Het middel waarmee het proces wordt doorlopen verandert, maar het proces zelf niet. Is het proces niet passend of draagt het niet bij aan de effectiviteit of efficiëntie van de werkzaamheden, dan moet er dus eerst wat veranderen aan het proces.
Breng het proces eerst globaal in kaart
Het is aan te raden om eerst helder te hebben hoe het huidige proces er uit ziet. Breng samen met alle betrokkenen goed in kaart wat de exacte stappen zijn die nu doorlopen worden. Van welke persoon/personen wordt tijdens welke stap iets verwacht? Stel eerst globaal het proces op van a tot z. Je zult er dan achter komen dat een proces vaak niet op zichzelf staat, maar deel is van meerdere processen. Een inschrijving van een nieuwe klant kan op zichzelf een proces zijn met meerdere stappen, maar kan ook deel zijn van een groter proces dat loopt van inschrijving tot aan uitschrijving. Om deze processen in kaart te brengen, zou je bijvoorbeeld flowcharts kunnen gebruiken. Om het totaalplaatje niet uit het oog te verliezen, kun je het beste voorkomen dat iemand direct in detail treedt. Bijvoorbeeld de specifieke vragen die aan een klant worden gesteld tijdens de inschrijvingsprocedure, kun je het beste pas beschrijven nadat het gehele proces globaal is opgesteld.
Verbeter het proces
Vervolgens kun je als organisatie met de betrokkenen van het proces nadenken over de gewenste situatie. De directe betrokkenen weten vaak het beste waar verbetering te halen valt. Waar lopen ze tegenaan? Wat zijn onnodige stappen in het proces? Wat zijn hun behoeften? Hoe zouden ze het zelf anders zien? Op basis van deze input kun je als organisatie processen verbeteren naar de gewenste situatie. Ook creëer je op deze manier draagvlak voor het toepassen van een vernieuwd proces.
Digitalisering
Daarna komt de digitalisering pas in beeld. Paragin denkt hierover graag met je mee. Samen zoeken we naar een passende software-oplossing en evalueren we gezamenlijk of de software aansluit bij de (toekomstige) wensen en ontwikkelingen.
Het is belangrijk dat software blijft aansluiten bij een gewenst organisatieproces. Wanneer je als organisatie de behoeften van de betrokkenen continu meeneemt in procesverbetering en hiermee (meer) draagvlak creëert voor het gewenste proces, is de stap naar een passende software-oplossing om dit proces te faciliteren klein. Grote kans dat de gebruikers de software als een uitkomst voor het geoptimaliseerde proces gaan ervaren, in plaats van als een struikelblok.
