Inzetten van 360 graden feedback
Feedback heeft een belangrijke rol in de ontwikkeling van mensen. Feedback ontvang je bijvoorbeeld van collega’s, je manager, of docent. Het kan spontaan worden gegeven of georganiseerd, wanneer je bijvoorbeeld werkt aan een bepaalde competentie of vaardigheid. Feedback heeft altijd een subjectief karakter. Het referentiekader van de feedbackgever speelt mee in de inhoud van de boodschap. Om iemand toch te kunnen voorzien van volledig en een objectiever beeld, is 360° graden feedback een mooie methode.
De 360° feedback wordt gebruikt om iemands functioneren letterlijk van alle kanten te belichten. Alle mensen die betrokken zijn bij het functioneren van een medewerker of student worden gevraagd een beoordeling te geven, aan de hand van een vragenlijst met antwoordcategorieën. Dit kunnen bijvoorbeeld praktijkbegeleiders, werkbegeleiders, docenten, studenten, klanten en collega’s zijn. Het voordeel is dat je deze methode redelijk makkelijk kunt organiseren, wanneer de leerpunten/ vragen duidelijk zijn. Daarnaast komen verschillende perspectieven op iemands functioneren in beeld en krijgt de persoon een completer beeld van zijn prestaties en leerpunten.
Genoeg voordelen om de methode te overwegen. Net als bij alle personeels- en opleidingsmaatregelen is het ook hier belangrijk om het inzetten van de methode goed voor te bereiden, zodat het instrument zijn werk kan doen. Waar moet je dan rekening mee houden?
-
Laat mensen eerst wennen aan het geven en ontvangen van feedback
Zowel het geven als het ontvangen van feedback is waardevol, maar kan ook bedreigend zijn. Het nadeel van alle meetinstrumenten (zoals de 360° feedback) is dat de non-verbale communicatie weg valt. De boodschap is plat, zakelijk en daar moet de ontvanger mee kunnen omgaan. Het helpt wanneer men in de organisatie al gewend is aan het geven en ontvangen van feedback, wanneer er een open cultuur bestaat. Wanneer dit (nog) niet het geval is, is het verstandiger om eerst te werken aan het mondeling feedback geven.
-
Denk goed na over wat je wilt meten
Je kunt 360° feedback voor allerlei vraagstukken gebruiken. Als je wilt dat het binnen de school of organisatie gaat werken, is het belangrijk om je vooraf af te vragen: wat willen we nu precies ontwikkelen en waar gaan we onze mensen dus feedback op geven? Dat kunnen voor verschillende studenten/ medewerkers functie-specifieke vragen zijn, of misschien zijn er voor een hele organisatie of het gehele vakgebied basiscompetenties te benoemen waarin alle medewerkers/ studenten zich moeten ontwikkelen.
-
Gebruik het voor de ontwikkeling en niet voor de beoordeling
Het is heel belangrijk om de 360° feedback alleen wordt gebruik om medewerkers en studenten de gelegenheid te geven om zich verder te ontwikkelen. Het is niet ontwikkeld als beoordelingstool en is daar dan ook niet geschikt voor. Dat heeft vooral te maken met het subjectieve karakter van de feedback. Daarnaast verliest het ook zijn functie wanneer mensen het als een straffend instrument gaan zien. De kans is groot dat het dan geen eerlijke en betrouwbare feedback meer oplevert. Gebruik het daarom nooit als onderdeel tijdens een beoordelingsgesprek, maar het kan wel goede input zijn voor een functioneringsgesprek.
-
Beschrijf de competenties of vaardigheden in gewenst gedrag
Als je iedereen vraagt een mening te geven over bijvoorbeeld jouw organisatievaardigheden, dan kunnen de reacties heel uiteenlopend zijn. Er zijn zoveel vormen en aspecten die horen bij organisatievaardigheden, dat het lastig is om te bepalen waar de feedback over moet gaan. De resultaten die dan uit de feedbackronde komen, zijn dan zo divers dat je er als ontvanger geen duidelijke boodschap uit krijgt. Beter is het om een criterium te omschrijven als gewenst gedrag. Wat wil je graag zien van deze medewerker of student als het gaat om communicatie. Dat kan dan bijvoorbeeld zijn: “Alle betrokkenen worden op tijd geïnformeerd wanneer hij iets organiseert.” Zo is concreet geworden waar de feedbackgevers hun oordeel over moeten geven. Wanneer een dergelijke lijst met stellingen is geformuleerd, kun je deze voorleggen aan een groep mensen om te horen of het herkenbaar en duidelijk is.
-
Schep duidelijkheid over de procedure
Voordat je met het instrument aan de slag kunt, moet eerst duidelijk zijn hoe de procedure gaat verlopen. Mag de medewerker of student bijvoorbeeld zelf de personen uitzoeken van wie hij feedback wil ontvangen? Binnen hoeveel tijd moet de feedback gegeven worden? Wie krijgt inzage in het feedbackrapport van medewerkers en studenten? Is dat alleen de medewerker, of ook de begeleider of manager? Wordt het rapport dan vervolgens ook nabesproken of moet de medewerker of student zelf zijn conclusies trekken? En wordt zo’n rapport dan onderdeel van het dossier van de medewerker of student? Allemaal vragen die beantwoord moeten zijn voordat je kunt beginnen. De procedure bepaalt vaak ook of het nodig is om eerst betrokkenen te trainen. Zijn ze in staat om goede feedback te geven of de rapporten na te bespreken met hun studenten/ medewerkers?
-
Ontwikkelmogelijkheden in kaart brengen
Constateren dat je nog onvoldoende presteert op een bepaalde competentie of vaardigheid is de eerste stap. Daarna wil je je hierop als medewerker of student (hopelijk) ontwikkelen. Daar moet je als organisatie vooraf goed over nadenken. Welke ontwikkelbehoeften zouden er voort kunnen komen uit de 360° feedback? Hoe wil je daar als organisatie gehoor aan geven? Hoe sneller een student of medewerker aan de slag kan met zijn ontwikkelpunt, hoe meer je gebruik maakt van de hoge motivatie van deze persoon. Dat kan de ontwikkeling ten goede komen.
-
Eerst even oefenen?
Afhankelijk van de grootte van de organisatie en de vraagstukken die tijdens de voorbereiding op tafel zijn gekomen, kom je erachter of je de procedure misschien eerst even wilt oefenen voordat je het direct in de organisatie uitvoert. Je voert dan wel of niet een pilot uit. Het voordeel van zo’n pilot is dat je de eerste moeilijkheden al kunt opvangen, voordat je alle medewerkers of studenten ‘belast’ met de procedure.
Als organisatie wil je dat medewerkers of studenten zich zelf verantwoordelijk voelen voor hun ontwikkeling. De 360° feedback kan daar een enorme bijdrage aan leveren. Het geeft mensen zicht op hun prestaties. Je kunt het instrument zo inrichten dat het leidt tot regelmatiger feedback en het relatief weinig tijd van mensen vraagt. Paragin levert de software voor 360° feedback. Wil je er mee aan de slag of heb je er vragen over, laat het ons dan weten. We denken graag met je mee!
